De nombreuses années de planification sont nécessaires pour organiser une Exposition Universelle ou une Exposition Spécialisée, depuis le dépôt de candidature jusqu’au legs après l’événement. Le processus d’organisation d’une Exposition Universelle ou d’une Exposition Spécialisée compte 7 étapes.1

1. Candidatures

Le gouvernement du pays souhaitant organiser une Exposition dépose une lettre de candidature au BIE indiquant le thème envisagé, la ville et les dates proposées, la durée de l’Exposition et le statut légal des organisateurs. La lettre doit également garantir le plein soutien du gouvernement au projet.

Le gouvernement d’un pays souhaitant organiser une Exposition Universelle doit déposer sa candidature au BIE au plus tard 6 ans et au plus tôt 9 ans avant la date d’ouverture envisagée pour cette Exposition.

Le gouvernement d’un pays souhaitant organiser une Exposition Spécialisée doit déposer sa candidature au BIE au plus tard 5 ans et au plus tôt 6 ans avant la date d’ouverture envisagée pour cette Exposition.

Après la réception d’une première candidature, le BIE ouvre une période de six mois, durant laquelle les autres pays peuvent informer le BIE de leur souhait d’organiser le même type d’Exposition. A la fin de cette phase dite de dépôt de candidatures, le BIE clôt la liste des candidats.

Un délai d’au moins quinze ans est nécessaire entre deux Expositions Internationales (Universelles ou Spécialisées) organisées dans un même pays. Si le gouvernement présentant sa candidature, n’est pas l'organisateur de l'Exposition, il doit reconnaître officiellement l’organisateur et garantir la bonne exécution de ses obligations.

2. Projets et examens

Dossier de Candidature

Après la période de six mois de la phase de dépôt candidature, les candidats entrent alors dans la phase d’examen des projets durant laquelle ils doivent présenter un dossier de candidature détaillé selon un cahier des charges spécifique et défini. Ces dossiers servent de base de travail pour les Missions d'Enquête qui sont menées par le BIE dans les pays candidats.

Mission d’Enquête

Des Missions d'Enquête sont menées au sein des pays candidats. Elles sont composées d'un Vice-Président du Bureau International des Expositions, d'un ou plusieurs délégués d’États Membres du BIE ou experts et du Secrétaire Général du BIE. Ces Missions d’Enquête évaluent la faisabilité et la viabilité du projet d'Exposition, le climat politique et social du pays et de la ville ainsi que le soutien des parties prenantes (gouvernement, autorités locales et citoyens).

Les éléments suivants sont examinés :

  • Les dates d’ouverture et de clôture ainsi que la durée proposées de l’Exposition
  • Le thème proposé de l’Exposition, sa définition et son contenu
  • Les objectifs et les résultats attendus de l’Exposition
  • Le degré de soutien à l’Exposition de la part des citoyens, de groupes d’intérêt, de responsables politiques et du monde des affaires
  • Les mesures législatives, organisationnelles et financières de la part des autorités concernées, ainsi que l’aide aux pays en développement
  • La stratégie de communication en vue de promouvoir l’Exposition
  • L’emplacement du site proposé de l’Exposition, la ville et la région
  • Le contenu de l’Exposition en matière de pavillons et de programmation
  • Les plans de développement du site pour l’Exposition et son usage post-Expo
  • Le nombre de participants attendus et les types de participation
  • Le nombre de visites attendues et les profils de visiteurs
  • Les hébergements prévus pour les visiteurs et les employés de l’Exposition
  • Le plan de faisabilité avec budgétisation
  • Les coûts de participation estimés

Les Missions d’Enquête font l’objet de rapports écrits puis d’un examen approfondi de la part des membres de la Commission Exécutive du BIE. La Commission Exécutive du BIE transmet ensuite à l’Assemblée Générale les projets considérés viables. Les États Membres sont alors invités à approuver les projets retenus et qui seront ensuite soumis au vote final.

Campagne

Les pays candidats à l’organisation d’une Exposition mènent des campagnes internationales afin de promouvoir leur projet auprès des États Membres du BIE.

Les pays candidats présentent ainsi leur projet aux délégués des États Membres du BIE au cours de toutes les Assemblées Générales du BIE ayant lieu entre le dépôt de candidature et le vote final.

3. Élection

Faisant suite à la période d’examen du projet, les États Membres du BIE, selon la règle « un État, une voix », élisent le pays hôte de l’Exposition, à bulletin secret au cours d’une Assemblée Générale.

Les États Membres établissent leur vote en fonction des conclusions des Missions d’Enquête, du thème proposé pertinent ou non pour une participation de leur part et de leurs relations bilatérales avec les pays candidats.

La priorité est donnée aux candidatures d’États Membres. Si aucune candidature n’est déposée de la part d’un État Membre du BIE, la candidature d'un État non-membre devra recueillir 2/3 des voix pour être élue.

Élection du Pays Hôte

Dans le cas d’une ou de deux candidatures, le droit d'organiser cette Exposition est attribué au projet qui recueille la majorité pour ou contre des voix exprimées des États Membres.

Dans le cas de plus de deux candidatures, un projet doit recueillir 2/3 des voix pour être élu dès le premier tour. Si aucun projet ne reçoit 2/3 des voix au premier tour, le projet qui a obtenu le moins de voix est éliminé. La procédure se poursuit jusqu'à ce qu'il ne reste que deux candidats. Le pays hôte sera ensuite élu à la majorité simple.

Après avoir été élu, le pays désigné pour accueillir l’Exposition continue de travailler en étroite collaboration avec le BIE en vue de formaliser le projet.

4. Enregistrement/Reconnaissance

Faisant suite à son élection, le futur pays hôte doit formaliser son projet d’Exposition en développant un plan de mise en œuvre complet et définitif de l’Exposition. Cette étape de formalisation est appelée « Enregistrement » pour les Expositions Universelles et « Reconnaissance » pour les Expositions Spécialisées.

Le dossier d’Enregistrement pour une Exposition Universelle doit être remis au BIE au plus tard cinq ans avant la date d’ouverture de l’Exposition ; le dossier de Reconnaissance pour une Exposition Spécialisée au plus tard quatre ans avant l’Exposition.

Les dossiers d’Enregistrement ou de Reconnaissance doivent préciser :

  • Les mesures législatives et financières
  • Le statut légal de l’Organisateur
  • Le développement du thème comprenant sa sélection, sa définition, ses applications ainsi que les actions prévues en vue de le promouvoir internationalement
  • La durée de l’Exposition
  • Le programme culturelles et d’évènements présentés à l'Exposition
  • Le plan directeur du site
  • Le plan financier
  • Un programme préliminaire de communication et de promotion de l’Exposition (au plan national et international)
  • Le plan de réutilisation du site
  • La stratégie commerciale de l’Organisateur

Le dossier devra être accompagné du Règlement Général de l’Exposition, du Contrat de Participation type qui sera conclu avec les Participants Internationaux, des documents établissant et garantissant les indemnités en cas d'annulation, ainsi que des Règlements Spéciaux relatifs à̀ la définition du thème et aux conditions financières et matérielles de participation ainsi qu’aux mesures permettant de réduire les coûts de participation.

Une fois transmis au BIE, le dossier d’Enregistrement/de Reconnaissance est examiné par les États Membres du BIE. Le Secrétariat du BIE coordonne alors toute question et modification éventuelle avec l’Organisateur. Quand tous les points nécessaires ont été traités, la Commission Exécutive examine le dossier d’Enregistrement/de Reconnaissance puis recommande son approbation à l’Assemblée Générale. Faisant suite à l’approbation de l’Assemblée Générale, une Exposition Universelle est alors officiellement « enregistrée » et une Exposition Spécialisée officiellement « reconnue ». Au cours de l’Enregistrement/la Reconnaissance, le pays hôte se voit remettre officiellement le drapeau du BIE et des Expositions.

5. Mise en œuvre

Une fois l’Enregistrement ou la Reconnaissance d’un projet d’Exposition, le pays hôte peut alors débuter les travaux préparatoires :

  • La planification, la construction et les opérations du site
  • L’envoi, par voie diplomatique, des invitations officielles aux gouvernements.
  • La coopération avec les participants et l’élaboration du guide de participation. Le pays hôte sera en contact régulier avec les États Membres du BIE afin d’optimiser leur participation à l’Exposition.
  • Le développement du thème et la mise en œuvre d’activités concomitantes
  • La planification et l’organisation de programmes liés au de développement de la ville, de programmes culturels et d’évènements
  • La finalisation des Règlements Spéciaux et leur mise en œuvre
  • La finalisation de plans de communication et de promotion de l’Exposition ainsi que leur mise en œuvre

Durant cette période, l’Organisateur se doit de présenter des rapports d’état d’avancement réguliers au BIE :

  • À la Commission Exécutive : des rapports d’avancement des préparatifs de l’Exposition
  • À la Commission du Règlement : les Règlements Spéciaux de l’Exposition
  • À la Commission de l’Information et de la Communication : la stratégie de communication de l’Exposition
  • À l’Assemblée Générale : des rapports d’état d’avancement général de l’Exposition. Les États Membres du BIE peuvent se saisir de cette tribune pour formuler des recommandations et/ou demander que certaines mesures soient prises en vue d’assurer le bon déroulement des préparatifs et de l’organisation de l’Exposition.

Lorsqu’un État ou une Organisation Internationale confirme sa participation, un contrat de participation est alors signé avec l’Organisateur. Ce contrat de participation sera accompagné d’un document présentant le développement du thème selon la perspective du participant (« déclaration du thème » ou « Theme Statement »).

Le contrat contiendra également des informations précises quant à la localisation du pavillon et sa superficie.

Par ailleurs Le gouvernement participant nommera un/une Commissaire Général de section dans le cas d'une Exposition Universelle ou un/une Commissaire de Section dans le cas d'une Exposition Spécialisée afin de le représenter auprès du gouvernement invitant.

En préparation de l’Exposition et tout au long de cette phase de mise en œuvre, l’Organisateur organise en collaboration avec le BIE, des Réunions des Participants Internationaux (IPM) afin de coordonner les actions des Participants Internationaux et de garantir la préparation des participations. En outre, pour chaque Exposition, un Bureau du Collège des Commissaires, constitué de Commissaires (Généraux ou de Section) issus d’États Membres du BIE participant à l’Exposition et élus par leurs pairs, est établi pour assurer en coopération avec le BIE, la mise en œuvre des Règlements de l’Exposition et faciliter l’organisation de l’Exposition au cours de sa phase préparatoire et durant toute la durée de l’Exposition.

6. L’Exposition

Les Expositions Universelles durent au maximum six mois, les Expositions Spécialisées, trois mois.

Durant toute Exposition, des dizaines de milliers de visiteurs sont accueillis chaque jour sur le site, animés de centaines d’événements culturels ou thématiques.

Afin d’assurer le bon déroulement de ce méga-événement et de permettre aux visiteurs de vivre des expériences mémorables , des milliers d’employés, de volontaires et de membres du personnel de l’Exposition et des pavillons participants s’emploient au quotidien à faire de l’Exposition un succès.

Au cours de l’Exposition, les Participants Internationaux, outre leur participation à des activités organisées par le pays hôte, offrent leurs propres programmes culturels et événementiels. Chaque Participant International dispose par ailleurs d’une Journée Nationale, célébrant sa participation, journée généralement marquée par la visite de hauts dignitaires et un programme spécifique.

Des forums thématiques, conférences et séminaires réunissant les Participants Internationaux et des experts du monde entier sont également organisés en amont et tout au long de l’Exposition et leurs conclusions permettent de développer un manifeste ou une déclaration constituant une partie du legs intellectuel de l’Exposition après l’événement.

7. L’Après-Expo

Avec la clôture de l’Exposition, le site est ensuite réhabilité. Conformément aux plans de réutilisation présentés dans le dossier d’Enregistrement/de Reconnaissance, le programme de gestion de l’après-Expo est mis en œuvre conformément aux priorités de la ville et de la région hôtes.

Le BIE accompagne les pays au cours de cette phase pour la mise en œuvre du plan de réutilisation du site et du legs de l’Exposition.

 

1. Pour des informations sur les Expositions Horticoles et l’Exposition Internationale Triennale Milano, des pages spécifiques leur sont dédiées sur le site.