expo lifecycle

Comment organiser une Expo ?

L'organisation d'une Exposition Universelle ou d'une Exposition Spécialisée se fait en 7 étapes. 

Pour plus d'informations sur l'organisation des Expositions Horticoles, visiter le site de l'AIPH

La Triennale de Milan est quant à elle organisée par l'Institution de la Triennale di Milano

  • 1. Dépôt de candidature

    Dépôt de candidature

    Le gouvernement d’un Etat souhaitant organiser une Exposition doit adresser au BIE une lettre officielle de candidature indiquant le thème proposé, les dates d’ouverture et de clôture, la garantie du gouvernement ainsi que le statut légal de l’organisateur.

    Pour postuler aux Expositions Universelles, les candidats doivent déposer leur lettre entre 6 et 9 ans avant la date proposée pour l'ouverture de l'Exposition.

    Pour postuler aux Expositions Spécialisées, les candidats doivent déposer leur lettre entre 5 et 6 ans avant la date proposée pour l'ouverture de l'Exposition.

    Après qu'un pays a soumis sa candidature, tout autre gouvernement souhaitant organiser une Exposition pour la même année dispose d'un délai maximal de 6 mois pour également déposer sa candidature auprès du BIE.

    Un délai d’au moins quinze ans est nécessaire entre la date de clôture d’une Exposition et la date d’ouverture d’une autre Exposition, qu'elle soit Spécialisée ou Universelle, dans le même pays.

    Si le gouvernement qui dépose sa candidature, n’est pas l'organisateur de l'Expo, il doit officiellement reconnaître l’organisateur et garantir l'exécution de ses obligations quant à la bonne fin de la mise en œuvre de l’Exposition.

  • 2. Evaluation du projet

    Les candidats présentent et promeuvent leurs projets

    Dossier de candidature

    À l'expiration du délai de 6 mois suivant le premier dépôt de candidature, tous les candidats présentent un dossier de candidature complet selon un cahier des charges spécifique et défini. Ces dossiers serviront de base de travail pour les missions d'enquête qui sont menées par le BIE dans les pays candidats.

    Mission d'enqûete

    Les missions d'enquêtes évaluent la faisabilité et la viabilité du projet d'Expo, le climat politique et social du pays et de la ville ainsi que le soutien des parties prenantes (gouvernement, autorités locales et citoyens) pour le projet.

    Les éléments suivants sont évalués:

    • Le thème proposé (sa définition et son contenu)
    • La date et la durée de l'Expo
    • L'emplacement du site
    • La superficie du site de l'Expo
    • Le nombre de visiteurs attendus
    • Les modalités proposées pour assurer l'équilibre financier et les garanties financières
    • Les éléments permettant d'évaluer les coûts de participation des pays et les dispositions financières et matérielles permettant de réduire ce coût
    • L'attitude des autorités responsables et des parties intéressées
    • Le soutien des citoyens
    • L'impact environnemental du projet
    • Les plans de communication et de promotion du projet

    Les missions d’enquête font l’objet de rapports écrits, adressés aux Membres de la Commission Exécutive du BIE, qui, après examen approfondi, établit une recommandation d’approbation du projet par l'Assemblée Générale. L'Assemblée Générale décide ensuite des projets qu'elle retient. Une fois approuvé, le rapport devient le document de base permettant aux Etats Membres d'évaluer les projets en vue du vote.

    Campagne internationale

    Dès qu'ils ont soumis leur candidature, les pays candidats mènent une campagne internationale pour obtenir le soutien des pays à leur projet. Dans ce but, ils organisent des colloques internationaux, forums, évènements et voyagent dans le monde entier pour rencontrer les représentants des Etats Membres du BIE.

    Les projets de candidatures sont présentés lors de chaque Assemblée Générale du BIE entre la fin de la phase du dépôt de candidature et le vote final.

  • 3. Les Etats Membres du BIE votent pour le pays hôte

    Les Etats Membres du BIE votent pour le pays hôte

    Une fois la phase de candidature terminée, les Etats Membres votent à bulletin secret lors de l'Assemblée Générale du BIE. Chaque Etat Membre dispose d'une voix et la priorité est donnée aux candidatures soumises par les Etats Membres.

    Procédure de vote:

    • Dans le cas d’une ou de deux candidatures, le droit d'organiser cette Exposition est attribué au projet qui recueille la majorité pour ou contre des voix exprimées des Etats Membres.
    • Plus que deux candidats : un projet doit recueillir 2/3 des voix pour gagner dès le premier tour. Si aucun projet ne reçoit 2/3 des voix au premier tour, le projet qui a obtenu le moins de voix est éliminé. La procédure continue jusqu'à ce qu'il ne reste que deux candidats en lice. Le pays hôte sera ensuite sélectionné par majorité simple.

    Cette procédure s'applique seulement aux Etats Membres ; dans le cas d'un Etat non membre, le projet doit recueillir 2/3 des voix pour pouvoir gagner le droit d'organiser une Expo.

    Critères de sélection:

    • La faisabilité et la viabilité du projet d'Expo, évaluées par la mission d'enquête.
    • L'attrait du thème: les Etats Membres du BIE privilégieront un thème d'intérêt universel et qui leur permettrait de participer activement à l'Expo.
    • Les relations bilatérales: les relations entre le pays candidat et l'Etat Membre du BIE appelé à voter (pas seulement les relations existantes, mais aussi la possibilité de nouvelles relations) peuvent influencer la décision.

    Après avoir obtenu le droit d'organiser une Expo, le pays organisateur choisi doit continuer à travailler étroitement avec le BIE et suivre les étapes imposées par les règles et réglementations du BIE.

  • 4. Le BIE “enregistre” ou “reconnaît”

    Le BIE “enregistre” ou “reconnaît”

    Suite au vote, le futur pays hôte doit formaliser son projet d'Expo en soumettant un plan de mise en œuvre complet et définitif. Cette formalisation est appelée « enregistrement » pour les Expos Universelles et « reconnaissance » pour les Expos Internationales Spécialisées.
    L'enregistrement des Expos Universelles doit avoir lieu au plus tard cinq ans avant la date d'ouverture de l'Expo. La reconnaissance des Expos Internationales Spécialisées doit avoir lieu au plus tard quatre ans avant la date d'ouverture de l'Expo.

    Le dossier d'enregistrement ou de reconnaissance devra inclure:

    • Les mesures législatives et financières
    • Le statut légal des organisateurs de l'Expo
    • Le développement du thème (choix, définition, développement, applications)
    • La durée de l'Expo
    • La planification du site / le plan global du site
    • Le plan financier
    • Un plan préliminaire de promotion et de communication au niveau national et international
    • Le plan de réutilisation du site après l'Expo
    • La stratégie commerciale des organisateurs

    La demande devra être accompagnée du Règlement général de l'Expo, du contrat de participation qui sera adressé aux futurs participants, des documents établissant et garantissant les indemnités en cas d'annulation et tout règlement spécial relatif au thème, aux conditions financières et matérielles destinées aux participants et les mesures en vue de minimiser les coûts de participation.

  • 5. Le pays hôte met en œuvre son projet d’Expo

    Le pays hôte met en œuvre son projet d’Expo

    Après avoir obtenu l'enregistrement ou la reconnaissance du projet d'Expo, l'Etat organisateur peut officiellement commencer le développement et la mise en œuvre de son projet :

    • Planification, construction et exploitation du site
    • Envoi, par voie diplomatique, aux gouvernements et aux organisations internationales des invitations officielles à participer à l'Expo
    • Travail avec les participants et élaboration du Guide de participation
    • Contacts réguliers avec les pays membres du BIE afin d'optimiser leur participation à l'Expo
    • Développement du thème et mise en œuvre des activités
    • Planification et organisation des programmes relatifs au développement de la ville, à la culture et aux événements
    • Finalisation des Règlements spéciaux et leurs mises en œuvre
    • Finalisation des plans de communication et de promotion et leurs mises en œuvre

    Au cours de cette phase, les organisateurs sont tenus de présenter régulièrement (deux fois par an) des rapports aux différentes commissions du BIE :

    • La Commission Exécutive, pour présenter les avancements de la préparation de l'Expo
    • La Commission du Règlement, pour présenter les Règlements spéciaux à soumettre à l'Assemblée Générale du BIE
    • La Commission de l'Information et de la Communication, pour présenter la stratégie de Communication de l'Expo
    • L'Assemblée Générale, pour présenter un rapport sur l'état d'avancement général du projet

    Les Etats Membres du BIE peuvent faire des recommandations ou demander l'adoption de certaines mesures de manière à assurer le bon fonctionnement de l'Expo.

  • 6. L’Expo

    L’Expo ouvre

    L'Expo dure jusqu'à 3 ou 6 mois selon la catégorie. L'ampleur de l'événement et ses millions de visiteurs implique une logistique rigoureuse, une coordination minutieuse et un calendrier rempli d'événements et d'activités. Durant cette période, les équipes d'organisation peuvent compter plusieurs milliers de personnes, dont des volontaires.

  • 7. La ville hôte développe son plan pour l’après Expo

    La ville hôte développe son plan pour l'après Expo

    La fin de l'Expo est le début d'une nouvelle vie pour la région. Une équipe est créée pour assurer la bonne gestion de l'après-Expo et veiller à ce que le site soit transformé pour répondre aux besoins de développement de la région.

    Le BIE accompagne les pays dans cette phrase de transition et vérifie que le plan présenté durant la phase de préparation de l'Expo est correctement implémenté.

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