Les candidats à l'organisation d'une exposition, après avoir déposé auprès du BIE, par l'intermédiaire de leur gouvernement, leur demande officielle, sont soumis à une mission d'enquête. Le rapport de mission d'enquête est présenté à l'Assemblée Générale qui, par un vote secret (chaque Etat membre a une voix) décide d'attribuer la date d'organisation d'une Expo à un pays.

Les Etat membres réunis en Assemblée Générale décident librement d'accorder ou non l'organisation d'une Expo à un pays sur la base de la fiabilité du projet relaté dans le rapport de mission d'enquête.

L'organisateur d'une Expo est le corps responsable de la préparation et du travail exécutif de celle-ci. Il défini, coordonne et contrôle toutes les décisions qui doivent être prises lors de la préparation et du déroulement de l'Expo.

« Quelle qu'en soit la structure, l'Exposition se place sous le patronage d'un souverain ou de hauts personnages de l'Etats. Dans le cas où la structure étatique est prépondérante, le gouvernement, généralement le ministère du Commerce et de l'Industrie, délègue la direction de l'Exposition à une cellule centralisée, le Commissariat Général. Si, en 1889, il était encore possible que le gouvernement français se passe d'intermédiaire, la nomination d'un commissaire Général fait partie, depuis l'entrée en vigueur de la Convention de 1928, des obligations des pays invitants. »

(Extrait du livre de Mmes Schroeder-Gudehus et Rasmussen « Les fastes du Progrès – le guide des Expositions Universelles 1851-1992 »).

Extrait des « RESOLUTIONS PROPOSEES PAR LE GROUPE DE TRAVAIL, ADOPTEES PAR LA 115e SESSION DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 8 JUIN 1994 » :

« RESOLUTION N°1 - « Le thème des expositions »

Toute exposition devra avoir un thème d'actualité correspondant aux attentes de la société contemporaine. Le thème sera défini de façon précise et claire en accord entre l'organisateur et le BIE

Le thème, tout en étant suffisamment large pour permettre à tout participant de l'illustrer, devrait faire ressortir l'état des progrès scientifiques, technologique et économiques dans le domaine considéré et la problématique née de la prise en considération des aspirations humaines et sociales ainsi que de la nécessaire protection de l'environnement naturel.

Le choix du thème et l'étude de son développement devra impliquer une concertation étroite entre l'organisateur et le BIE ainsi qu'une liaison avec les plus hautes autorités mondiales, telles que l'ONU, dans le but de rechercher une caution auprès de ces dernières.

Le BIE est invité à préciser les voies lui permettant, de veiller à l'application du thème par une fonction de guidage et d'assistance auprès des participants et des organisateurs.

L'Etat organisateur doit programmer des rencontres associant les experts les plus reconnus dans le domaine du thème, ainsi que les organisations de caractère économique et professionnel, représentatives au plan international et régional, ayant un lien avec le thème.

Le BIE et l'Etat organisateur sont invités, en toute circonstance, à rechercher l'accord et le concours des plus hautes autorités mondiales en la matière pour garantir l'excellence et le succès de ces rencontres.

Les organisateurs doivent veiller à la diffusion de ces débats et rencontres par une large couverture médiatique et en particulier par la mise au point préalable d'accords avec des relais d'informations de grande audience, nationaux et internationaux.

Lors de la campagne de candidature, le but des pays candidats est de communiquer et d'échanger en mettant en première ligne les valeurs culturelles et les ressources naturelles du pays et en offrant les innovations pour assurer à l'ensemble des citoyens la prise de conscience de l'importance de la durabilité pour un avenir meilleur.

Si toutefois un pays cherche à attirer l'attention, c'est dans la création architecturale qu'il touchera le plus les esprit et dans l'information accessible à tous qu'il produira. Les événements culturels sont aussi un très bon moyen d'intéresser le public et d'attirer l'attention sur un pays.

Rappelons, enfin, que le respect des autres candidats et des règlements ainsi que la bonne intelligence des présentations sont les qualités requises pour marquer les esprits.

Extrait des « RESOLUTIONS PROPOSEES PAR LE GROUPE DE TRAVAIL, ADOPTEES PAR LA 115e SESSION DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 8 JUIN 1994 » :

RESOLUTION N°2 - « Les conditions d'insertion et de réutilisation du site »

Les organisateurs, pour assurer la contribution que les expositions doivent apporter au développement et à l'amélioration du cadre de vie devront accorder une importance primordiale:

  • aux conditions d'insertion du site et des infrastructures d'accès dans l'environnement: à la réduction des risques de pollution, à la préservation et constitution d'espaces verts et à la qualité des développements immobiliers.
  • à la réutilisation du site et de ses infrastructures après l'exposition.

« Décision de participer

(...) – comme le proclame le BIE – les expositions sont devenues des évènements essentiellement culturels, de caractère non pas élitiste mais populaire, c'est-à-dire visant les publics les plus larges. En dernier ressort c'est l'image globale du pays que chaque participant doit s'efforcer de faire passer auprès du plus grand nombre de visiteurs, aussi bien de ses paysages, de son patrimoine historique que de sa jeunesse, de son potentiel pour la recherche scientifique et l'innovation technologique, de ses projets et de sa vision de l'avenir. Les expositions sont des ateliers privilégiés pour un échange approfondi sur des projets de caractère global afin de concevoir des stratégies communes et de faire face aux défis de la mondialisation. »

(Extrait du guide des participants)

L'une des valeurs importantes du BIE est la tolérance. Cela se reflète dans la Convention internationale et notamment dans l'article 9 qui dit que « Les Parties contractantes restent entièrement libres de ne pas participer à une exposition enregistrée ou reconnue ».

Le pays hôte de l'Expos souhaite toujours avoir le plus grand nombre de participants mais rien n'oblige un pays à participer.

Le pays peut ne pas participer à une Expo pour des raisons financières, politiques ou tout simplement parce que le thème proposé ne lui semble pas attractif. Cette décision est respectée en conformité avec les règles qui ont été acceptées par les Etats membres signataires de la Convention.

Les pays membres du BIE et les pays non membres cohabitent en parfaite harmonie sur les sites Expo.

La seule différence qui existe entre ces pays peut uniquement se lire dans les contrats de participation et les conditions de leur participation.

Les visiteurs viennent à une exposition internationale pour découvrir la culture et les innovations du monde entier.

Souvent les visiteurs sont majoritairement issus du pays hôte de l'Exposition et c'est donc pour eux, au-delà d'une opportunité formidable, une grande fierté que d'accueillir la communauté internationale et un grand plaisir de pouvoir la rencontrer.

Le visiteur veut se rendre compte de la capacité de leur pays à recevoir et aime à constater l'importance des pays participants qui ont eu confiance en leur pays.

Le visiteur est souvent avide de savoirs et de découvertes, il aime savoir que le dialogue international est en route. Le visiteur veut être acteur de son avenir et de son devenir et cela doit passer par la connaissance et l'enseignement, les deux objectifs principaux des expositions.

Le public visé est surtout le public issu du pays hôte de l'exposition et de l'ensemble des pays proches. Ce ciblage n'est pas sectaire mais réaliste car on ne peut escompter la visite de personnes pour qui il est compliqué de se déplacer faute de moyens financiers, à cause de la distance ou par manque de moyens de transport directs.

Cependant, les pays organisateurs ouvrent toujours de nouvelles voies (aériennes, routières, ferroviaires...) pour faciliter l'accès aux visiteurs de pays lointains. Mais les chiffres parlent d'eux-mêmes, les visiteurs locaux représentent souvent 80% à 90% des entrées.

Afin de s'assurer de la bonne réutilisation du site des Expos, une résolution a été adoptée par l'Assemblée Générale du BIE le 8 juin 1994 :

« Les conditions d'insertion et réutilisation du site »

Les organisateurs pour assurer la contribution que les expositions doivent apporter au développement et à l'amélioration du cadre de vie devront accorder une importance primordiale:

  • aux conditions d'insertion du site et des infrastructures d'accès dans l'environnement: à la réduction des risques de pollution, à la préservation et constitution d'espaces verts et à la qualité des développements immobiliers.
  • à la réutilisation du site et de ses infrastructures après l'exposition.

Nombre de sites Expos sont devenu des espaces réservés à la recherche ou bien les pavillons des participants ont été réhabilités en d'autres bureaux etc. Pour plus d'information sur la réutilisation des sites Expo n'hésitez pas à consulter la liste des bureaux liquidateurs des expositions internationales qui vous proposera tous les contacts pour en savoir plus. (Liste disponible au BIE)

L'une des particularités des Expos est qu'elles sont toutes différentes et il n'a jamais été dressé la liste des « meilleures ». L'exposition de Londres en 1851 a marqué l'histoire car elle a été la première, celle de Paris de 1989 nous a laissé la tour Eiffel, l'Expo de Bruxelles de 1958 a marqué le début de l'ère atomique et celle de Seattle en 1962 de l'ère spatiale.

Depuis l'EXPO de Osaka en 1970, les technologies ne sont plus les seules protagonistes des expositions ; c'est le début d'une reflexion sur les changements qu'elles apportent à notre mode de vie. Enfin, Shanghai 2010 est la première EXPO des « meilleures pratiques ».

Depuis 1851, il y a eu plus de 60 Expos universelles et internationales et chacune a été la meilleure dans son propre genre.

Extrait de l'article du Secrétaire Général du BIE M. Vicente Gonzalez Loscertales « Advancing Public Diplomacy through World Expos » (2009)

Même si les origines des Expos coïncident avec la révolution industrielle et une époque historique concentrée sur la formation et le développement de l'identité des nations, il n'est pas surprenant que, de nos jours, dans le contexte de la nouvelle dynamique mondiale, nous assistions à la croissance d'un nouvel intérêt pour les Expos Universelles. Les structures de nos sociétés sont de plus en plus modelées sous l'influence de la révolution économique et médiatique, avec des nations, et maintenant des villes, qui sont en compétition pour augmenter leur notoriété et leur attractivité sur la scène mondiale. A l'heure où le « branding » - l' « identité de marque » - de la nation et de la ville est désormais une priorité stratégique, l'Expo Universelle devient un outil puissant pour soutenir l'image compétitive des villes et des pays.

Le repositionnement actuel des Expos, devenues des plates-formes spécifiques de la diplomatie publique, est basé sur l'idée qu'elles ne peuvent plus rester, par définition, que des lieux de présentation de nouveaux produits. L'innovation avance maintenant à des pas beaucoup plus grands par rapport « à la mise en scène » d'une Expo et la communication est en train de devenir plus immédiate et spécialisée. En effet, les gens se familiarisent avec de nouveaux produits à travers d'autres moyens plus flexibles et connaissent les cultures du monde et les destinations grâce à la mobilité, la télévision et internet.

Dans ce nouveau contexte, pour remplir leur rôle de plate-forme pour l'éducation et le progrès, les Expos doivent être capables d'inspirer et d'établir la connexion entre les actions des gouvernements et des sociétés civiles dans leur commun effort de mobiliser les ressources disponibles face aux défis universels. A ces fins et au niveau global, les Expos changent leur façon de résumer et de communiquer l'innovation : on passe de l'innovation essentiellement liée aux matériaux et aux produits vers l'innovation traduite par des solutions et des pratiques.

Voilà pourquoi les dernières Expos on mis un accent particulier sur le thème qui est à la fois leur cœur et leur principe d'organisation. Les Expos supportent ainsi le double enjeu de la diplomatie publique. D'une part, elles représentent un atout majeur pour les gouvernements et les organisations internationales dans leurs efforts de communiquer sur les sujets prioritaires de leurs agendas globaux. D'autre part, les villes et les pays hôtes ont la possibilité de jouer un rôle clé en attirant l'attention internationale sur les sujets prioritaires de l'humanité. Cette présentation à la fois innovante et attractive dans ce contexte va promouvoir leur identité culturelle et politique et leur image de marque.

Les Expos fournissent un « instantané » de l'état du monde à un moment donné, ce qui aide le public à comprendre les perspectives du futur. Ce n'est donc pas un hasard si tous les thèmes des Expos de ce siècle nouveau font référence aux priorités majeures fixées par la communauté internationale.

Les Expos ont identifié les meilleures pratiques comme une nouvelle forme de présentation qui peut rapprocher les objectifs de la politique publique et leur mise en œuvre pratique et fournir ainsi un cadre de coopération aux différents acteurs globaux dans leurs efforts d'éducation sociale. Les meilleures pratiques représentent le lien entre les perspectives concrètes des Expos, le rôle central du thème et la responsabilité pédagogique de tous les participants.

A ses débuts, le BIE reconnaissait trois catégories d'expositions : les expositions dites générales de première catégorie, générales de deuxième catégorie ainsi que les expositions dites spéciales.

Après la signature d'un nouveau protocole en 1972, les expositions générales ont porté un seul nom, expositions universelles, et les expositions spéciales ont adopté l'appellation de spécialisées.

Enfin, le 19 juillet 1996 entre en vigueur un amendement de 1988 à la Convention de 1928, selon lequel les expositions universelles s'appellent maintenant expositions internationales enregistrées ou universelles et les expositions spécialisées prennent le nom d'expositions internationales reconnues ou internationales.