Naissance et vie de l'Expo

Le projet d'Expo et le rôle du BIE

 

Un projet d’Expo Universelle (Exposition Internationale Enregistrée) ou d’Expo Internationale (Exposition Internationale Reconnue) passe par des phases successives avant d’atteindre son point culminant, l’événement lui-même, qui dure six ou trois mois selon la catégorie de l’Expo. Dans son ensemble, un projet d’Expo nécessite plusieurs années pour aboutir.

Deux Expos Universelles seront espacées d’au moins cinq ans. Une seule Expo Internationale pourra se tenir entre deux Expos Universelles.

Les étapes nécessaires pour la mise en œuvre d’un projet d’Expo sont les suivantes:

1) Dépôt de candidature

2) Processus de candidature

3) Vote

4) Enregistrement ou reconnaissance du projet d’Expo

5) Préparation et mise en œuvre du projet d’Expo

6) Expo

7) Post-Expo

 

1) Dépôt de candidature

Le gouvernement de l’état qui souhaite organiser une Expo doit déposer sa candidature auprès du BIE mentionnant le thème proposé, la date proposée, la durée, le statut légal des organisateurs et la garantie du soutien du gouvernement dans le cas où ce n’est pas le gouvernement lui-même qui organise l’Expo.

Dans le cas des Expos Universelles, la candidature doit être soumise au plus tôt neuf ans et au plus tard six ans avant la date proposée pour l’ouverture de l’exposition.

Dans le cas des Expos Internationales, la candidature doit être soumise au plus tôt six ans et au plus tard cinq ans avant la date proposée pour l’ouverture de l’exposition.

Tout autre gouvernement souhaitant organiser une exposition la même année doit déposer sa candidature auprès du BIE dans un délai de six mois à partir de la date du dépôt de la première candidature.

Sachant que le délai entre deux expositions organisées dans un même pays doit être d’au moins 15 ans (toutes catégories d’Expos confondues).

 

2) Processus de candidature

A) Enquête préalable – Evaluation du projet

A l’expiration du délai de 6 mois suivant le premier dépôt de candidature étant écoulé, des missions d’enquête sont préparées par le BIE dans les pays et villes candidats.

Le rôle des missions d’enquête est d’évaluer la faisabilité et la viabilité du projet d’Expo, ainsi que le climat politique et social du pays et de la ville candidats, garant indispensable du projet d’Expo.

L’évaluation portera notamment sur les éléments suivants:

• Le thème de l’Expo, sa définition et son contenu

• La date et la durée

• L’emplacement

• La superficie du site de l’Expo et l’espace alloué à chaque participant

• Le nombre de visiteurs attendus

• Les modalités proposées pour assurer l’équilibre financier et les garanties

• Les éléments permettant de calculer le coût de participation et les dispositions financières et matérielles mises à disposition des participants afin de réduire le coût de leur participation.

• L’attitude des autorités responsables et des parties intéressées

Après avoir été examiné par la Commission Exécutive du BIE qui fait part de son avis, le rapport final de la mission d’enquête est soumis à l’assemblée générale qui décide quels sont les projets qu’elle retient. Une fois approuvé, le rapport devient le document de base permettant aux Etats membres d’évaluer les projets en vue du vote.

 

B) Campagne internationale – Développement du projet

Par ailleurs, au cours de la phase de candidature, les pays candidats vont mener une campagne internationale pour s’assurer du soutien à leur projet et pour développer le thème proposé afin de capter l’intérêt international pour leur projet d’Expo. Dans ce but, ils organisent des colloques internationaux, des forums et autres activités.

 

3) Vote

Une fois la phase de candidature terminée, un vote au scrutin secret a lieu au cours d’une assemblée générale du BIE afin d’accorder à un gouvernement le droit d’organiser une Expo dans la ville choisie et pour les dates choisies, chaque Etat membre disposant d’une voix.

Le BIE donnera la préférence à une Expo projetée sur le territoire d’un Etat membre.

 

Le vote se déroule de manière suivante:

Deux projets sont en concurrence pour la même date:

Le droit d’organiser une Expo est attribué au projet qui recueille le plus de voix, par simple majorité.

Plusieurs projets sont en concurrence pour la même date :

• Si le projet recueille 2/3 des voix au premier tour, le droit d’organiser une Expo lui est définitivement attribué.

• Dans le cas contraire, le projet qui a obtenu le moins de voix au premier tour est éliminé. A chaque tour, si un projet recueille 2/3 des voix, le droit d’organiser une Expo lui est définitivement attribué.

• Et ainsi de suite jusqu’à ce qu’il ne reste que deux projets en présence. Le droit d’organiser une Expo est alors définitivement attribué au projet qui recueille le plus de voix.

Dans le cas d’un Etat non membre, le projet doit recueillir 2/3 des voix.

 

Critères de choix d’un pays par les Etats membres:

• La faisabilité et la viabilité du projet d’Expo, déjà évaluées par la mission d’enquête.

• L’attrait du thème: les Etats membres du BIE doivent avoir la conviction que le thème proposé est d’intérêt universel mais aussi qu’il s’agit d’un thème permettant des contributions positives en tant que participant.

• La prise en considération des relations internationales: les relations entre le pays candidat et l’Etat membre du BIE appelé à voter (pas seulement les relations déjà existantes, mais aussi le possible établissement de relations) peuvent influencer la décision de ce dernier.

Après avoir obtenu le droit d’organiser une Expo, le pays organisateur doit continuer à travailler étroitement avec le BIE et suivre certaines étapes imposées par les règlements du BIE de manière à ne pas perdre ses droits à héberger l’Expo.

 

4) Enregistrement ou reconnaissance d’un projet d’Expo

L’« enregistrement » ou la « reconnaissance » du projet d’Expo signifie la formalisation du projet d’Expo, pour laquelle le pays hôte de l’Expo doit soumettre au BIE un plan de mise en œuvre complet et définitif de l’Expo.

 

Dans le cas des Expos Universelles, la demande d’enregistrement doit avoir lieu au plus tard cinq ans avant la date d’ouverture de l’Expo.

Dans le cas des Expos Internationales, la demande de reconnaissance doit avoir lieu au plus tard quatre ans avant la date d’ouverture de l’Expo.

 

Le dossier d’enregistrement ou de reconnaissance devra inclure:

• Les mesures législatives et financières

• Le statut légal des organisateurs de l’Expo

• Le plan relatif au thème (choix, définition, développement, applications)

• La durée de l’Expo

• La planification du site / le plan global du site

• Le plan financier

• Un plan préliminaire de promotion et de communication au niveau national et international

• Le plan de réutilisation du site après l’Expo

• Le programme de commercialisation

La demande devra être accompagnée du Règlement général de l’Expo, du contrat de participation, des documents établissant et garantissant les indemnités en cas d’annulation et tout règlement spécial relatif aux conditions financières et matérielles destinées aux participants en vue de minimiser les coûts de participation.

 

5) Préparation et mise en œuvre du projet d’Expo

Après avoir obtenu l’enregistrement ou la reconnaissance du projet d’Expo, l’Etat organisateur peut officiellement commencer les préparatifs et la mise en œuvre du projet d’Expo :

• Envoi, par voie diplomatique, aux gouvernements et aux organisations internationales des invitations officielles à participer à l’Expo

• Gestion des participants, planification et préparation des programmes relatifs au développement de la ville, à la culture, aux événements

• Finalisation des Règlements spéciaux et développement du thème

• Elaboration du Guide de participation à l’Expo

• Développement du plan de promotion et de communication

• Suite du développement du thème et mise en œuvre des activités qui y contribuent

• Mise en œuvre de la planification du site, construction, mises en application

 

Au cours de cette phase, les organisateurs sont tenus de faire régulièrement (deux fois par un) des rapports aux organes suivants du BIE :

• à la Commission Exécutive, pour un rapport sur l’état d’avancement du projet;

• à la Commission du Règlement, pour la préparation des recommandations relatives aux Règlements spéciaux à soumettre aux assemblées générales du BIE et

• à l’assemblée générale, pour un rapport général sur l’état d’avancement du projet.

A ces occasions, les Etats membres du BIE peuvent faire des recommandations ou demander l’adoption de certaines mesures de manière à assurer le bon fonctionnement de l’Expo.

 

6) L’Expo

La présence du BIE pendant l’Expo se traduit sous différentes formes :

Le BIE est présent dans les réunions du Comité du Collège des Commissaires Généraux qui réunit un groupe de commissaires généraux choisis parmi les commissaires généraux des pavillons participants des Etats membres du BIE.

Le Comité se réunit régulièrement avant et surtout pendant l’Expo. Il a pour objectifs de veiller au respect des règlements de l’Expo et de traiter les questions d’intérêt commun aux pays participants. Il assure en outre la juste représentation de tous les pays participants vis-à-vis du Commissaire Général de l’Expo et sert de lien direct avec le BIE.

Par ailleurs, le BIE organise, tout au long de l’Expo, des forums, des colloques et divers événements. Les récompenses destinées aux pavillons les plus remarquables et les autres prix attribués à un projet exceptionnel ou à une personne, sont non seulement une tradition au BIE depuis les premières expositions mais aussi un engagement direct pendant l’Expo elle-même.

 

7) Post-Expo

Pendant la phase de la post-Expo, la gestion du suivi des Expos est attribuée à des sociétés.

Après la clôture de l’Expo, le BIE s’assure que le plan de réutilisation de l’ancien site de l’Expo correspond à celui qui a été soumis au BIE lors du processus d’enregistrement ou de reconnaissance.

De plus, une fois l’Expo terminée, la ville organisatrice rejoint un réseau de villes du monde entier toutes hôtes d’une exposition universelle ou internationale, l’AVE – Association des Villes et régions hôtes d’une Exposition internationale -, qui partagent entre elles leur expérience et leurs idées.

Le BIE est ainsi le lien entre les Expos du passé et celles du futur et se pose donc comme le gardien de la tradition des Expos.

 

Expos Internationales d’Horticulture (“A 1 – Expositions Internationales”)

Le processus pour la reconnaissance des Expositions Internationales d’Horticulture est légèrement différent :

Le projet est d’abord présenté et examiné par l’AIPH – Association Internationale des Producteurs de l’Horticulture - qui déclare la faisabilité et viabilité du projet et l’approuve.

Une fois le projet d’Expo approuvé par l’AIPH et garanti par le gouvernement du pays organisateur de l’exposition, ce dernier soumet au BIE une demande de reconnaissance de l’Expo.

Le Règlement Général de l’Expo, qui ne doit pas être en contradiction avec la Convention du BIE, sera ensuite soumis à l’approbation de l’assemblée générale du BIE pour la reconnaissance de l’Expo.